中国民办教育协会档案管理规定

时间:2019年04月22日 来源:中国民办教育协会 浏览:6737

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第一章 总则

       第一条  根据《中华人民共和国档案法》相关要求,为规范本会的档案管理,有效保护和利用档案发挥重要作用,结合本会工作实际制定本办法。

       第二条  本会档案是在日常工作活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形成的历史记录。按照国家档案相关规定,必须实行集中统一管理,保证档案的齐全与完整。

       本会档案,除文字和实物档案外,应当同时实现电子形式档案备份保存。

第二章 工作职责

        第三条 档案工作由办公室主任直接领导,由一位兼职档案人员负责每年档案立卷归档工作。

       第四条 实行以文件形成的部门立卷制度,即各部门按照本岗的职责做好每年的文件收集,整理和立卷归档工作。

       第五条 档案应当分年、分类归档。

第三章 归档范围及保管期限

        第六条 文书档案(文件材料)

       (一)上级主管机关针对本会贯彻执行的文件。(重要的永久或长期保存)

       (二)本会与各级教育行政部门的往来文件。(重要的永久或长期保存)

       (三)机构成立的报告及上级批复通知的文件。(永久或长期保存)

       (四)本会历届领导任命的上级文件。(永久或长期保存)

       (五)本会历届会员代表大会的文件材料。(重要的永久或长期保存)

       (六)本会召开的会员代表大会、理事(常务理事)会议的文件材料。(重要的永久或长期保存)

       (七)本会向上级机关主管部门及领导的工作报告,请示和批复的文件材料。(重要的永久或长期保存)

       (八)本会的大事记,工作计划、总结、会议纪要。(永久或长期保存)

       (九)本会制定的各类工作规章制度,规范条例。(重要的永久或长期保存)

       (十)本会主办或参与联合主办的会议活动的文件材料。(重要的永久或长期保存)

       (十一)本会工作活动中产生的各种登记注册的证件;合同文件、合作协议等文件材料。(重要的长期或短期保存)

       (十二)反映本会各类重要工作的往来信函。(重要的长期或短期保存)

        第七条 在本会机关工作的个人档案,包括在本会机关工作的个人入职登记材料、个人身份证明材料、在本会历年工作述职报告、个人劳动合同书、聘书等。(重要的永久或长期保存)

        第八条 会员(个人和单位会员)档案,包括个人和会员入会申请材料、审批材料、会员信息宣传材料等。(重要的长期保存)

       第九条 历届国家级人大、政协委员名单。(重要的永久或长期保存)

       第十条 学术研究及出版物档案材料

      (一)国家级,省市级的教育科研课题文件材料。(国家级的永久,省市级的长期保存)

      (二)本会公开发表的学术论文,纪念文集等。(重要的永久,一般的长期保存)

      (三)本会主办出版的书籍、杂志、简报等刊物。(永久或长期保存)

      (四)本会主持的重要调研报告(永久或长期保存)

        第十一条 照片、声像档案材料

      (一)本会召开的会议活动场景的报告录音、录像、照片等。(永久或长期保存)

      (二)本会举办的重大纪念活动、重要的会议照片、领导合影、录音、录像等声像材料。(永久或长期保存)

      (三)本会历届重要领导级人物的照片。(永久或长期保存)

      (四)参加各省级本会召开的重要会议活动的照片等声像材料。(重要的长期,一般的短期保存)

        第十二条 实物档案

       (一)上级机关授予的奖状、奖杯、证书等。(重要的永久,一般的长期保存)

       (二)经审批注销不同时期单位的实效印章。(重要的永久或长期保存,一般的短期保存)

第四章  档案借阅与查阅

        第十三条 本会工作人员查阅档案,须经本部门领导同意,经办公室领导或上一级领导批准方可查阅。

        第十四条 查阅利用档案的人员一律在档案室阅览,如确因工作需求借出的,必须经办公室领导同意,并严格履行借阅登记手续按时归还。档案严禁带出本本会以外。

        第十五条 利用档案的人员必须爱护档案,严禁涂改、损坏、撕页、私自抄录、复印,在文件上圈点,批注等损毁档案的行为。

         第十六条 档案管理人员应该仔细检查借阅后归还的档案。如有破损、丢失、涂改等情况,应立即向上级主管领导报告。

         第十七条 档案室提供的档案证明材料,应以引述或节录档案原文为主,并仔细核对审查,加盖档案公章,确保证明材料的准确性和真实性。

         第十八条 查阅借阅档案均应在登记簿上进行登记。

第五章  附则

         第十九条 本规定经会长批准后,自2018年6月1日起实行。



责任编辑:郭宝

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